Ogni volta che si ha l’esigenza di cercare dei documenti in giro per casa per dimostrare di aver pagato una multa o una bolletta, ovviamente … non si trova! Suddividere e conservare in modo appropriato le ricevute ci eviterà di incorrere nel pagamento di sovratasse nel caso in cui ci venisse richiesta della documentazione che abbiamo erroneamente smarrito o gettato.
Una volta suddivise ed archiviate, per quanto tempo bisogna conservare le ricevute?
Per sei mesi
E’ consigliabile conservare per sei mesi tutte le ricevute di spese effettuate in alberghi o strutture similari, perché entro tale termine la struttura turistica potrebbe richiederci, nel caso in cui non le risultasse, il saldo di una parte o dell’ intera somma del soggiorno effettuato presso di loro.
Per dodici o diciotto mesi
Tutte le ricevute di trasportatori o spedizionieri effettuate in Europa devono essere conservate per dodici mesi, men
tre per quelle effettuate nel resto del mondo diciotto mesi.
Da uno a cinque anni
Le ricevute di iscrizione a corsi sportivi o le rette scolastiche dei nostri figli devono essere conservate per un anno. Per cinque anni nel caso in cui venissero usate come spese deducibili ai fini fiscali.
Da due a cinque anni
Gli scontrini con validità di garanzia devono essere conservati durante tutto il periodo della durata di quest’ ultima, solitamente pari ai due anni. Nel caso in cui invece fossero riferiti all’ acquisto di farmaci inseriti tra le detrazioni nella denuncia dei redditi, vanno conservati per cinque anni.
Dai tre ai cinque anni
Vanno conservate per tre anni tutte le ricevute delle prestazioni di artigiani o professionisti, come ad esempio quelle di meccanici, avvocati, idraulici o commercialisti. Come in altri casi, qualora le suddette ricevute dovessero far parte della dichiarazione dei redditi, devono essere conservate per cinque anni ( qualora le ricevute delle prestazioni degli artigiani avessero anche il valore di garanzia, dovranno essere conservate fino alla scadenza della stessa ).
Per tre anni vanno conservate le ricevute del pagamento del bollo auto, periodo durante il quale, se alla Regione non risultasse il versamento, potrebbe richiederne nuovamente il pagamento. Le ricevute devono essere conservate anche nel caso in cui nel frattempo l’ auto fosse stata venduta e vanno invece conservate per cinque anni nel caso in cui fossero state in parte o interamente inserite nella dichiarazione dei redditi.
Per cinque anni
Tutte le bollette delle utenze domestiche, come telefono fisso, gas ed elettricità devono essere conservate cinque anni dal momento della scadenza, mentre per le bollette di telefonia mobile la durata della conservazione raddoppia.
I CUD, ossia la Certificazione Unica dei Redditi da lavoro dipendente, vanno conservati per i cinque anni successivi alla data di presentazione della dichiarazione dei redditi. Per la stessa durata di tempo devono essere conservate anche tutte le ricevute che certifichino cessioni di diritti o collaborazioni occasionali.
Tutte le ricevute di ogni singola rata dei mutui vanno conservate almeno per cinque anni, in modo da tutelarsi nel caso in cui all’ istituto bancario non risultassero dei versamenti. Per essere ancora più sicuri è consigliabile conservare tali versamenti per tutta la durata del contratto.
Le multe prese per violazioni del codice stradale, cadono in prescrizione una volta trascorsi cinque anni dal momento della notifica del verbale; pertanto per tutto questo lasso di tempo è necessario conservare i bollettini dei versamenti per evitare di dover nuovamente pagare la contravvenzione, in caso di smarrimento della documentazione, se richiesta dalle autorità.
Le ricevute delle spese condominiali o dell’affitto vanno conservate per cinque anni, periodo durante il quale l’ 
amministratore di condominio o l’ intestatario del canone di affitto potrebbero richiedervi il pagamento di cifre insolute.
Anche per i cedolini dei pagamenti delle Assicurazioni vale il principio secondo il quale, se inserite nelle dichiarazioni dei redditi, devono essere conservate per cinque anni, altrimenti salvo tempistiche diverse inserite nei contratti, possono essere conservate soltanto per un anno dalla scadenza della stessa.
I vecchi pagamenti dei versamenti per la vecchia ICI o per l’ attuale IMU devono essere conservati almeno fino al 31 Dicembre del quinto anno successivo al momento in cui andava effettuato, o presentata la dichiarazione dei redditi.
Nel caso in cui si volesse usufruire delle detrazioni fiscali per i lavori di recupero saldati tramite bonifico entro il 31 Dicembre scorso, il periodo di conservazione passa a 29 anni per poter permettere eventuali controlli sui redditi o per godere delle agevolazioni previste per chi ha pagato l’ ICI a partire dal 1997.
Per sei anni
Le documentazioni relative ai 730 o al Modello Unico devono essere conservate per almeno sei anni, perché potrebbero essere effettuati degli accertamenti fino al 31 Dicembre del quinto anno successivo alla compilazione della dichiarazione dei redditi. Nel caso in cui invece ci fossero delle imposte a credito , è preferibile conservare le ricevute fino al rimborso definitivo da parte dell’ Agenzia delle Entrate.
Per dieci anni
I bollettini del pagamento del canone Rai devono essere conservati per dieci anni dopo di che il pagamento cade in prescrizione, la stessa durata di conservazione è necessaria per i bollettini di pagamento della tassa dei rifiuti, per le bollette della telefonia mobile e gli estratti conto sia postali che bancari.
Per quattordici anni
Nel caso in cui aveste effettuato dei lavori di ristrutturazioni edilizie o lavori utili al risparmio energetico è conveniente conservare la documentazione per quattordici anni, anche perchè solitamente il fisco provvede
a saldare in rimborsi nell’ arco di dieci anni ed è quindi conveniente per noi poter consultare i documenti almeno per i primi quattro anni successivi alla compilazione della dichiarazione dei redditi.
Fino al raggiungimento della pensione
Le buste paga e i documenti che certificano l’ avvenuto pagamento degli stipendi, vanno conservati fino al momento del pensionamento, anche perchè spesso sono l’ unico modo per dimostrare l’ avvenuto pagamento dei contributi e l’ esistenza di un rapporto di lavoro dipendente.
Per sempre
Nel nostro interesse è buona norma conservare per sempre i rogiti, gli atti notarili, di matrimonio, separazione o divorzio.